Documentacion

La documentacion es una asunto de gran importancia dentro de una organizacion, es necesario que existan buenos niveles de informacion documentada que informen como se estan haciendo las cosas, para casos como el cumplimiento de los requisitos, los contratos, verificando por ejemplo los terminos contractuales y la informacion legal, actas, entre otros.

Algunos de estos documentos pueden ser:
Actas testimoniales: Determinan que sucedio en una situacion especifica.

Actas de recibo: Importante para el caso en el que se reciba, entregue o se cambie un puesto de trabajo, para verificar el estado de las cosas que se reciben o se entregan, como la infraestructura tecnologica, el inventario, etc., ya que si llegase a suceder una reclamacion, las actas de recibo son la evidencia que defenderan al implicado, en caso de no haber acta de entrega, se debe hacer una revision de lo que se recibio e informar que no se realizo una acta de entrega

Actas disciplinarias: Informar sin temor, comportamientos irregulares de los empleados, estas acciones pueden ser llamados de atencion, memorandos, etc., el no llevar un registro de estos comportamientos, se cae en los que se llama "conducta de omision", donde la persona encargada que no informo, comparte o es solidario con ese comportamiento del que esta haciendo las cosas mal, y termina involucrado en una investigacion posterior, afectando posiblemente su propia hoja de vida

Actas de siniestros: Son condiciones anormales que le suceden al sistema, o algun tipo de percance natural, como el fuego, inundacion, sismo, accesos violentos a la edificacion, etc., todo ese tipo de cosas es necesario documentarlas para evitar salir perjudicados o relacionados con estas investigaciones.

Algunos ejemplos de actas se presentan a continuación:

Conceptualizacion de la Auditoria

Las auditorias pueden ser solicitadas por diferentes personas, cuando se hace por solicitud interna por lo general los socios lo hace para verificar la correcta función en sus procesos y reforzar las debilidades que mas se destaquen, también para generar confianza con sus inversores, ya que si una firma muy bien acreditada da un veredicto positivo de la empresa, su imagen corporativa fortalecerá sus negocios, así como se vio en el caso de la empresa ENRON, gran parte de su reputación estuvo representada por la firma que lo auditaba, y de esa forma las personas confiaban mucho en el criterio positivo que se desprendía de esa firma.

Gobierno Corporativo

No es prudente confiarse, por la imagen de fortaleza que desprenda una empresa, es mejor estar preparado para los riesgos que puedan sobrevenir, y mas en tiempos de cambios tecnologicos y sociales tan frecuentes.

Las tecnologias de informacion conservan uno de los recursos mas importantes de una empresa, pero es con frecuencia el sistema mas complejo de entender, muchas veces nisiquiera es del interes para algunas organizaciones en las que los socios que toman las decisiones no ven ni entienden la importancia de las TI, ya que vienen manejando la empresa sin esas tecnologias y suponen que asi deberia de seguirse haciendo, por eso es importante planificar y calcular los factores mas criticos para el alineamiento de estas tecnologias en un negocio.