La documentacion es una asunto de gran importancia dentro de una organizacion, es necesario que existan buenos niveles de informacion documentada que informen como se estan haciendo las cosas, para casos como el cumplimiento de los requisitos, los contratos, verificando por ejemplo los terminos contractuales y la informacion legal, actas, entre otros.
Actas testimoniales: Determinan que sucedio en una situacion especifica.
Actas de recibo: Importante para el caso en el que se reciba, entregue o se cambie un puesto de trabajo, para verificar el estado de las cosas que se reciben o se entregan, como la infraestructura tecnologica, el inventario, etc., ya que si llegase a suceder una reclamacion, las actas de recibo son la evidencia que defenderan al implicado, en caso de no haber acta de entrega, se debe hacer una revision de lo que se recibio e informar que no se realizo una acta de entrega
Actas disciplinarias: Informar sin temor, comportamientos irregulares de los empleados, estas acciones pueden ser llamados de atencion, memorandos, etc., el no llevar un registro de estos comportamientos, se cae en los que se llama "conducta de omision", donde la persona encargada que no informo, comparte o es solidario con ese comportamiento del que esta haciendo las cosas mal, y termina involucrado en una investigacion posterior, afectando posiblemente su propia hoja de vida
Actas de siniestros: Son condiciones anormales que le suceden al sistema, o algun tipo de percance natural, como el fuego, inundacion, sismo, accesos violentos a la edificacion, etc., todo ese tipo de cosas es necesario documentarlas para evitar salir perjudicados o relacionados con estas investigaciones.
Algunos ejemplos de actas se presentan a continuación:
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